# Tenir l'annuaire du Compte Rendu

> Construisez l'annuaire d'une session de Compte Rendu (rôles, entreprises, contacts), tenez à jour présences et diffusion, et configurez les pénalités.

L'**annuaire** liste les intervenants d'une session de Compte Rendu : des **rôles**, qui regroupent des
**entreprises**, qui regroupent des **contacts**. Il doit exister avant d'affecter des tâches et de publier
un compte rendu, et se complète tout au long du chantier. Il se gère sur le **site web**.

## Prérequis

- La fonction **Responsable** sur la session de Compte Rendu. Les autres fonctions consultent l'annuaire
  sans le modifier (voir [Le Compte Rendu de chantier](https://docs.idall.fr/site/concepts/compte-rendu-de-chantier/)).
- Une session ouverte, dans une opération ouverte.

## Étapes

### 1. Ouvrir l'annuaire

Sur le site web, ouvrez la session de Compte Rendu et double-cliquez sur **Annuaire**, en haut de
l'arborescence. Chaque ligne de l'annuaire a ses actions dans la colonne de droite, ou par clic droit sur
la ligne.

### 2. Créer les rôles

1. Cliquez sur **Nouveau rôle**, saisissez son nom et validez.
2. Pour renommer un rôle : **Éditer le rôle**. Pour le supprimer : **Retirer le rôle**, possible seulement
   quand il ne contient plus d'entreprise.

### 3. Ajouter les entreprises

1. Sur la ligne du rôle, choisissez **Nouvelle entreprise**.
2. Saisissez le nom : une entreprise existante est proposée en saisie automatique ; sinon, elle est créée.
3. Cochez **Permettre l'affectation** si l'entreprise doit pouvoir être affectée à des tâches. Une icône
   d'information l'indique ensuite sur sa ligne.

Pour modifier le nom ou l'affectabilité : **Éditer l'entreprise**. Pour changer l'affectabilité de
plusieurs entreprises d'un coup : **Modifier l'affectabilité des entreprises**, sélectionnez les entreprises
et l'état voulu, puis validez.

:::caution
Une entreprise déjà affectée à des tâches ne peut ni être retirée (**Retirer l'entreprise**), ni devenir
non affectable. Le message liste les tâches concernées : retirez-en d'abord l'affectation.
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### 4. Ajouter les contacts

1. Sur la ligne de l'entreprise, choisissez **Nouveau contact**.
2. Renseignez l'**E-mail** (obligatoire), le **Nom**, le **Prénom**, le **Numéro de téléphone** et la
   **Fonction** (**Responsable**, **Rédacteur**, **Répondant** ou **Observateur**). Les comptes déjà connus
   sont proposés en saisie automatique et complètent les autres champs.
3. Laissez cochée **Envoyer le mail d'invitation** pour que le contact reçoive son invitation à se
   connecter : tout de suite si l'opération est ouverte, sinon à son ouverture.

**Éditer le contact** modifie le nom, le prénom, le téléphone et la fonction. L'e-mail, qui identifie le
compte, n'est pas modifiable : pour changer d'adresse, créez un nouveau contact. **Retirer le contact** le
sort de l'entreprise.

### 5. Renseigner présence, diffusion et convocation

Ces trois colonnes se modifient directement sur la ligne du contact, et sont enregistrées aussitôt :

| Colonne | Valeurs | Usage |
| --- | --- | --- |
| **Présence** | **Présent**, **Retard**, **Absent**, **Absence excusée** ou **-** (non concerné) | Présence du contact à la réunion. |
| **Diffuser** | case à cocher | Le contact recevra l'e-mail de publication du compte rendu. |
| **Convoquer** | case à cocher | Le contact est convoqué à la réunion. |

Ces informations se vérifient aussi à l'étape **Annuaire** de la publication.

### 6. Réordonner l'annuaire

L'ordre de l'annuaire est celui du compte rendu publié.

1. Cochez **Réordonner l'annuaire**.
2. Glissez-déposez les rôles, entreprises et contacts. Chaque déplacement est enregistré aussitôt.

Déposer une entreprise dans un autre rôle la déplace vers ce rôle, après confirmation. Si elle y figure
déjà, les deux entreprises sont fusionnées et leurs contacts regroupés.

### 7. Importer ou exporter l'annuaire

- **Exporter l'annuaire** télécharge l'annuaire au format CSV. Pour l'ouvrir dans un tableur, précisez
  l'encodage UTF-8.
- **Importer un annuaire** ajoute des rôles, entreprises et contacts depuis un fichier CSV, XLS ou XLSX.
  Cliquez sur **Télécharger un exemple** pour obtenir le format attendu : une entreprise se rattache à un
  rôle, un contact à un rôle et à une entreprise, dans les colonnes prévues.

### 8. Configurer les pénalités

Les pénalités chiffrent les retards et absences des entreprises aux réunions.

1. Faites un clic droit sur **Annuaire** (ou sur **Compte Rendu**) et choisissez **Configuration des
   pénalités**.
2. Renseignez la **Devise**, le **Montant en cas de retard** et le **Montant en cas d'absence**, puis
   validez.
3. Cliquez sur **Charger le tableau des présences** pour afficher le suivi des retards et absences par
   réunion publiée, et sur **Télécharger** pour l'obtenir en fichier.

:::note
Après une modification des montants, enregistrez avant de recharger le tableau des présences : il ne prend
en compte que les montants sauvegardés.
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## Résultat

L'annuaire est prêt : les entreprises affectables apparaissent dans les affectations des tâches, et les
contacts cochés en diffusion recevront le compte rendu publié.

## Voir aussi

- [Le Compte Rendu de chantier](https://docs.idall.fr/site/concepts/compte-rendu-de-chantier/)
- [Gérer les tâches du Compte Rendu](https://docs.idall.fr/site/guides/compte-rendu/gerer-les-taches-du-compte-rendu/)
- [Publier un compte rendu](https://docs.idall.fr/site/guides/compte-rendu/publier-un-compte-rendu/)