Configurer les notifications d'une session
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Une notification de session envoie par e-mail, à la fréquence choisie, les observations d’une session qui ont certains statuts. Les destinataires se choisissent par rôle ou par profil, et la liste est recalculée à chaque envoi : une personne qui rejoint l’opération avec ce rôle la reçoit automatiquement.
Prérequis
Section intitulée « Prérequis »- Le profil Administrateur, ou le droit Gérer les sessions.
- Une session déjà enregistrée : voir Créer une session.
Créer la notification
Section intitulée « Créer la notification »- Sur le site web, ouvrez Administration > Opérations > Sessions, puis la session.
- Dans la section Notifications, cliquez sur Créer une nouvelle notification et donnez-lui un nom.
- Réglez la ligne de la notification :
- Fréquence : Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Date fixe ;
- Type : Rappel (toutes les observations qui ont les statuts sélectionnés) ou Delta (seulement les observations nouvelles ou modifiées depuis le dernier envoi) ;
- Statut : les statuts des observations à inclure ;
- Champs additionnels : les informations à ajouter pour chaque observation ;
- Active : décochez pour suspendre l’envoi sans supprimer la notification.
Choisir les destinataires
Section intitulée « Choisir les destinataires »- Dans la colonne Destinataires, cliquez sur Modifier les destinataires.
- Dans Envoyer à tous les membres de, choisissez les rôles ou les profils qui reçoivent la notification : Rôles de l’opération, Rôles de l’organisation, Rôles du workflow ou Profils. Pour chacun, choisissez l’envoi en Destinataire ou en Copie cachée.
- Pour que chaque entreprise reçoive seulement les envois qui la concernent, choisissez Selon les observations de chaque envoi : les utilisateurs des entreprises qui figurent sur les observations envoyées sont ajoutés.
- Dans Membres de la session, ajustez personne par personne :
- Ajouter : ajoute une personne qui n’est couverte par aucun rôle ou profil choisi ;
- Exclure : la personne ne reçoit plus cette notification, ni en destinataire ni en copie cachée, tandis que les autres membres de son rôle continuent de la recevoir ;
- Réintégrer : annule une exclusion ;
- Retirer : retire une personne ajoutée à l’unité.
- Validez la fenêtre, puis cliquez sur Sauvegarde des notifications.
Le résumé de la colonne Destinataires indique le nombre de destinataires, de copies cachées, de règles, d’ajouts à l’unité et d’exclusions.
Résultat
Section intitulée « Résultat »La notification part à la fréquence choisie vers les destinataires calculés au moment de l’envoi. Si le contexte a une configuration par défaut qui prévoit des notifications, elles sont créées avec chaque nouvelle session. Dupliquer une session duplique aussi ses notifications.