Le Compte Rendu de chantier

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Le Compte Rendu est un contexte d’ID ALL Site consacré aux réunions de chantier. Les points abordés en réunion y deviennent des tâches, rangées par thèmes, affectées aux entreprises de l’annuaire et suivies de réunion en réunion. À chaque réunion, le compte rendu officiel est publié : un PDF numéroté, envoyé par e-mail aux participants.

Comment ça fonctionne

Session de Compte Rendu
├── Annuaire          rôles → entreprises → contacts (présence, diffusion, convocation)
├── Compte Rendu      l'arborescence des thèmes
│   └── Thème
│       └── Sous-thème
│           └── Sous-thème de niveau 2
│               └── Tâches   → affectées aux entreprises de l'annuaire
└── Historique des publications : compte rendu n°1, n°2…

Notion	Description
Session	Un espace de travail du contexte Compte Rendu. Chaque session a ses propres annuaire, thèmes, tâches et publications : une session par chantier ou par série de réunions.
Annuaire	La liste des intervenants, rangés par rôle (maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, lots…), puis par entreprise, puis par contact. Il sert à affecter les tâches et à diffuser le compte rendu.
Thème	Une rubrique du compte rendu. L’arborescence compte trois niveaux : Thème, Sous-thème, Sous-thème de niveau 2.
Tâche	Un point à traiter, avec sa description, sa date prévisionnelle de réalisation, sa criticité (Moyen, Important, Urgent), ses photos et ses pièces jointes.
Affectation	Une entreprise attendue sur la tâche, ou Pour information à tous. Chaque affectation a son état (Pour information, À faire, Fait) et son propre suivi, où l’entreprise répond.
Activité	Une nouveauté sur une tâche qui vous concerne (création, mise à jour, changement de statut, nouvelle réponse…), signalée jusqu’à ce que vous la marquiez comme lue.
Publication	Le compte rendu officiel d’une réunion : un PDF (et sa version Excel) numéroté, accompagné de ses annexes et envoyé par e-mail.

Les fonctions dans le Compte Rendu

Chaque contact de l’annuaire a une Fonction, qui détermine ce qu’il peut faire dans la session :

Fonction	Ce qu’elle permet
Responsable	Tout : construire l’arborescence, tenir l’annuaire, créer et modifier toutes les tâches, les diffuser, changer leur statut, gérer les affectations et publier le compte rendu.
Rédacteur	Créer des tâches, modifier les siennes et y ajouter des affectations, voir les tâches en préparation, commenter. Il ne change pas le statut des tâches et ne publie pas.
Répondant	Consulter les tâches diffusées et répondre aux affectations de son entreprise.
Observateur	Consulter les tâches diffusées, sans pouvoir répondre.

Toutes les fonctions peuvent éditer le rapport Listes des tâches. Le suivi d’une affectation n’est visible que des responsables et de l’entreprise affectée. Vos droits d’accès personnels, gérés par l’administrateur de l’opération, peuvent restreindre ces possibilités.

Le cycle d’une tâche

Création. Selon le paramétrage de l’opération, la tâche est soit diffusée tout de suite, soit En préparation : elle n’est alors visible que des responsables et des rédacteurs, son statut ne peut pas évoluer et elle ne figure pas dans la publication. Seule une tâche en préparation peut être supprimée.
Diffusion. La tâche devient visible de tous et les entreprises affectées en sont averties par une activité. La diffusion est définitive.
Suivi. Les entreprises répondent dans le suivi de leur affectation ; le responsable fait évoluer le statut de la tâche au fil des réunions.
Clôture. Une tâche Fait au moment d’une publication passe automatiquement en Fait et masqué après cette publication : elle apparaît une dernière fois dans le compte rendu, puis n’est plus modifiable.

Statuts proposés par défaut (l’administrateur de l’opération peut les renommer) :

Statut	Usage
En cours	Statut de départ d’une tâche diffusée.
1ère relance, 2ème relance, 3ème relance	La tâche n’est toujours pas traitée d’une réunion à l’autre.
Mise en demeure	Après la troisième relance.
Fait	La tâche est traitée. Elle sera masquée après la prochaine publication.
Fait et masqué	Statut posé automatiquement à la publication ; la tâche n’est plus modifiable.
Annulé	La tâche est abandonnée ; elle n’est plus modifiable.
Pour mémoire	Un point conservé pour information.

Le responsable peut revenir en arrière : remettre en cours une tâche faite, annulée ou masquée.

La publication

La publication se prépare sur le site web, étape par étape : informations générales, annuaire (présences, diffusion, convocation), annexes, personnalisation, prévisualisation, e-mail de diffusion. Elle est irréversible : le numéro attribué ne peut plus être réutilisé. Chaque compte rendu publié reste téléchargeable dans l’Historique des publications, en bas à gauche de la page du Compte Rendu.

Avant de publier, le rapport Aperçu du Compte Rendu (réservé aux responsables) montre à quoi ressemblera la prochaine publication, sans la numéroter.

Sur le site web ou dans l’application

Où	Ce qu’on y fait
Application ID ALL Site	Créer et suivre les tâches pendant la réunion, consulter l’annuaire.
Site web	Tout ce qui précède, plus : tenir l’annuaire, importer et exporter l’arborescence et les tâches, éditer les rapports, publier le compte rendu, consulter l’historique des publications.

Questions fréquentes

Pourquoi une entreprise n’apparaît-elle pas dans la liste des affectations ?

Elle n’est pas dans l’annuaire de la session, ou elle n’est pas affectable. Dans l’annuaire, éditez l’entreprise et cochez Permettre l’affectation. Voir Tenir l’annuaire du Compte Rendu.

Pourquoi ne puis-je pas retirer une entreprise de l’annuaire ?

Elle est affectée à au moins une tâche. Le message liste les tâches concernées : retirez d’abord l’entreprise de leurs affectations.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer une tâche ?

Seules les tâches En préparation se suppriment. Une tâche diffusée ne peut plus l’être : passez-la en Annulé.

Pourquoi une tâche ne figure-t-elle pas dans le compte rendu publié ?

Elle est encore en préparation : diffusez-la avant de publier. Une tâche masquée (Fait et masqué) n’apparaît plus non plus dans les publications suivantes.

Une tâche a disparu de la liste après la publication, est-ce normal ?

Oui, si elle était Fait : elle est passée en Fait et masqué. Pour la retrouver, modifiez les filtres (Masquer les tâches).

Peut-on annuler une publication ?

Seule la dernière publication peut être annulée, et uniquement par ID Capture : contactez le service client. L’annulation restaure les valeurs de la publication précédente, les statuts des tâches masquées, les présences et les annexes.

Pourquoi le compte rendu arrive-t-il sous forme de lien et non en pièce jointe ?

Au-delà d’un certain poids, le PDF n’est plus joint à l’e-mail : un lien de téléchargement le remplace.

Pourquoi les destinataires n’ont-ils pas reçu l’e-mail de publication ?

Vérifiez dans l’annuaire que la case Diffusion est cochée pour chaque contact, et dans l’étape E-mail diffusé que Diffusion au publieur uniquement n’est pas cochée : dans ce cas, seul l’auteur de la publication reçoit l’e-mail.

Pourquoi l’import d’un fichier échoue-t-il ?

Le fichier ne respecte pas le format attendu. Partez du fichier d’exemple (Télécharger un exemple) et corrigez ce que signalent les messages d’erreur. Un export CSV s’ouvre dans un tableur en précisant l’encodage UTF-8.