Publier un compte rendu

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La publication se fait sur le site web d’ID ALL Site. Elle produit le compte rendu en PDF, numéroté, et l’envoie par e-mail aux contacts de l’annuaire.

Prérequis

La fonction Responsable sur la session de Compte Rendu.
Les tâches de la réunion diffusées : les tâches en préparation ne figurent pas dans la publication.
L’annuaire à jour : rôles, entreprises et contacts, avec leur présence, diffusion et convocation (voir Tenir l’annuaire du Compte Rendu).

Étapes

Ouvrez la session de Compte Rendu sur le site web et cliquez sur Publier le compte rendu (ou clic droit sur Compte Rendu > Publication > Publier le compte rendu). Une page dédiée présente les étapes dans des onglets : à chaque étape, cliquez sur Valider l’étape pour enregistrer et passer à la suivante.
Informations générales : complétez les champs prévus pour votre opération. Les codes [CR_ID] (numéro du compte rendu) et [NEXT_CR_ID] (numéro du suivant) sont remplacés à la publication : voir Mémo : vous souhaitez afficher des numéros de CR automatiquement. Le Numéro de la publication est proposé ; vous pouvez le changer, sans descendre sous le dernier numéro utilisé. Les numéros sautés ne seront jamais utilisés.
Annuaire : vérifiez la Présence (Présent, Retard, Absent, Absence excusée), Diffuser et Convoquer pour chaque contact.
Annexes : Ajouter une annexe (PDF, JPEG, PNG, XLS, XLSX) et réordonnez-les par glisser-déposer. Elles sont livrées dans un ZIP avec le compte rendu.
Personnalisation : réglez le Nom du fichier publié, le contenu des trois emplacements de l’en-tête (Logo de l’opération, Photo de l’opération, Objet du Compte Rendu, Image libre, Texte libre ou Rien), les couleurs de fond (en-tête et rôles de l’annuaire, titres des informations, titres des notes), le Mode d’affichage des numéros de CR des tâches et Afficher la date de publication à côté des numéros de CR.
Prévisualisation : cliquez sur Générer une prévisualisation et relisez le PDF obtenu.
E-mail diffusé : rédigez le message (codes [CR_ID], [PROJECT], [DATE], [LINK]), vérifiez le Rappel des destinataires (les contacts cochés Diffuser) et ajoutez si besoin d’autres adresses. Diffusion au publieur uniquement réserve l’e-mail à l’auteur de la publication.
Publication : cliquez sur Publier le compte rendu et confirmez.

Résultat

Le PDF du compte rendu est généré, téléchargeable, et envoyé aux destinataires : en pièce jointe, ou sous forme de lien de téléchargement s’il dépasse le poids prévu (le seuil est indiqué à l’étape E-mail diffusé).

Les tâches qui étaient Fait passent en Fait et masqué : elles figurent une dernière fois dans ce compte rendu.

L’Historique des publications, en bas à gauche de la page du Compte Rendu, permet de retrouver chaque compte rendu publié : clic droit sur une publication > Télécharger le rapport PDF, Télécharger le rapport Excel ou Télécharger les annexes. Générer un lien de téléchargement (sans connexion requise) crée un lien à transmettre.