Gérer les tâches du Compte Rendu
Le Compte Rendu est le contexte de suivi des réunions de chantier. Ses tâches sont rangées dans une arborescence de thèmes, affectées aux entreprises, puis publiées dans le compte rendu de la réunion.
Prérequis
Section intitulée « Prérequis »- Une session du contexte Compte Rendu.
- La fonction Responsable pour créer l’arborescence, diffuser les tâches et changer leur statut. Un Rédacteur crée des tâches et modifie les siennes ; un Répondant consulte les tâches diffusées et répond à celles affectées à son entreprise. Voir Le Compte Rendu de chantier.
1. Créer l’arborescence des thèmes
Section intitulée « 1. Créer l’arborescence des thèmes »Aucune tâche ne peut être créée tant qu’il n’existe pas de thème.
- Ouvrez Thèmes et touchez Créer un thème.
- Saisissez son nom et validez.
- Si besoin, ajoutez des sous-thèmes (Créer un sous-thème), jusqu’à deux niveaux.
Les thèmes se renomment, se réordonnent (Ordonner les thèmes) et se suppriment, à condition de ne contenir ni sous-thème ni tâche.
2. Créer une tâche
Section intitulée « 2. Créer une tâche »Dans le thème voulu, deux possibilités :
- Création rapide : saisissez seulement la description, la tâche est créée aussitôt. Idéal pour noter un point sans interrompre la réunion.
- Nouvelle tâche : le formulaire complet, avec la description, la date prévisionnelle de réalisation, l’importance (Moyen, Important, Urgent), les photos, les pièces jointes et les affectations.
Dans les deux cas, la tâche pourra être complétée plus tard.
3. Affecter la tâche aux entreprises
Section intitulée « 3. Affecter la tâche aux entreprises »Une affectation désigne une entreprise attendue sur la tâche, ou Pour information à tous.
- Dans la tâche, onglet Affectations, touchez Ajouter une affectation et choisissez l’entreprise.
- Chaque affectation a son propre état et son propre Suivi, un espace d’échange visible des responsables et de l’entreprise concernée. L’entreprise y dépose ses réponses (Ajouter une note…).
4. Diffuser la tâche
Section intitulée « 4. Diffuser la tâche »Une tâche nouvellement créée peut être En préparation (selon le paramétrage de l’opération) : elle n’est visible que des responsables et des rédacteurs, et son statut ne peut pas encore évoluer.
- Menu de la tâche > Diffuser, ou Diffuser les tâches sur une sélection de tâches en préparation.
- Confirmez.
Les entreprises affectées sont notifiées.
5. Suivre et répondre
Section intitulée « 5. Suivre et répondre »- Éditer le statut fait évoluer la tâche, avec un commentaire et des pièces jointes.
- Ajouter une réponse chapeau synthétise les réponses des entreprises en une réponse unique : dans la fenêtre Réponse chapeau, touchez Ajouter à la réponse sous chaque réponse à reprendre, complétez le texte, puis Valider.
- L’indicateur de nouvelles activités signale qu’une tâche a évolué depuis votre dernière consultation : Voir les activités en donne le détail, et les marque comme lues.
Résultat
Section intitulée « Résultat »Les tâches sont diffusées et suivies par entreprise. Elles alimentent le compte rendu de la réunion, publié depuis le site web : voir Publier un compte rendu.