Tenir l'annuaire du Compte Rendu
L’annuaire liste les intervenants d’une session de Compte Rendu : des rôles, qui regroupent des entreprises, qui regroupent des contacts. Il doit exister avant d’affecter des tâches et de publier un compte rendu, et se complète tout au long du chantier. Il se gère sur le site web.
Prérequis
Section intitulée « Prérequis »- La fonction Responsable sur la session de Compte Rendu. Les autres fonctions consultent l’annuaire sans le modifier (voir Le Compte Rendu de chantier).
- Une session ouverte, dans une opération ouverte.
1. Ouvrir l’annuaire
Section intitulée « 1. Ouvrir l’annuaire »Sur le site web, ouvrez la session de Compte Rendu et double-cliquez sur Annuaire, en haut de l’arborescence. Chaque ligne de l’annuaire a ses actions dans la colonne de droite, ou par clic droit sur la ligne.
2. Créer les rôles
Section intitulée « 2. Créer les rôles »- Cliquez sur Nouveau rôle, saisissez son nom et validez.
- Pour renommer un rôle : Éditer le rôle. Pour le supprimer : Retirer le rôle, possible seulement quand il ne contient plus d’entreprise.
3. Ajouter les entreprises
Section intitulée « 3. Ajouter les entreprises »- Sur la ligne du rôle, choisissez Nouvelle entreprise.
- Saisissez le nom : une entreprise existante est proposée en saisie automatique ; sinon, elle est créée.
- Cochez Permettre l’affectation si l’entreprise doit pouvoir être affectée à des tâches. Une icône d’information l’indique ensuite sur sa ligne.
Pour modifier le nom ou l’affectabilité : Éditer l’entreprise. Pour changer l’affectabilité de plusieurs entreprises d’un coup : Modifier l’affectabilité des entreprises, sélectionnez les entreprises et l’état voulu, puis validez.
4. Ajouter les contacts
Section intitulée « 4. Ajouter les contacts »- Sur la ligne de l’entreprise, choisissez Nouveau contact.
- Renseignez l’E-mail (obligatoire), le Nom, le Prénom, le Numéro de téléphone et la Fonction (Responsable, Rédacteur, Répondant ou Observateur). Les comptes déjà connus sont proposés en saisie automatique et complètent les autres champs.
- Laissez cochée Envoyer le mail d’invitation pour que le contact reçoive son invitation à se connecter : tout de suite si l’opération est ouverte, sinon à son ouverture.
Éditer le contact modifie le nom, le prénom, le téléphone et la fonction. L’e-mail, qui identifie le compte, n’est pas modifiable : pour changer d’adresse, créez un nouveau contact. Retirer le contact le sort de l’entreprise.
5. Renseigner présence, diffusion et convocation
Section intitulée « 5. Renseigner présence, diffusion et convocation »Ces trois colonnes se modifient directement sur la ligne du contact, et sont enregistrées aussitôt :
| Colonne | Valeurs | Usage |
|---|---|---|
| Présence | Présent, Retard, Absent, Absence excusée ou - (non concerné) | Présence du contact à la réunion. |
| Diffuser | case à cocher | Le contact recevra l’e-mail de publication du compte rendu. |
| Convoquer | case à cocher | Le contact est convoqué à la réunion. |
Ces informations se vérifient aussi à l’étape Annuaire de la publication.
6. Réordonner l’annuaire
Section intitulée « 6. Réordonner l’annuaire »L’ordre de l’annuaire est celui du compte rendu publié.
- Cochez Réordonner l’annuaire.
- Glissez-déposez les rôles, entreprises et contacts. Chaque déplacement est enregistré aussitôt.
Déposer une entreprise dans un autre rôle la déplace vers ce rôle, après confirmation. Si elle y figure déjà, les deux entreprises sont fusionnées et leurs contacts regroupés.
7. Importer ou exporter l’annuaire
Section intitulée « 7. Importer ou exporter l’annuaire »- Exporter l’annuaire télécharge l’annuaire au format CSV. Pour l’ouvrir dans un tableur, précisez l’encodage UTF-8.
- Importer un annuaire ajoute des rôles, entreprises et contacts depuis un fichier CSV, XLS ou XLSX. Cliquez sur Télécharger un exemple pour obtenir le format attendu : une entreprise se rattache à un rôle, un contact à un rôle et à une entreprise, dans les colonnes prévues.
8. Configurer les pénalités
Section intitulée « 8. Configurer les pénalités »Les pénalités chiffrent les retards et absences des entreprises aux réunions.
- Faites un clic droit sur Annuaire (ou sur Compte Rendu) et choisissez Configuration des pénalités.
- Renseignez la Devise, le Montant en cas de retard et le Montant en cas d’absence, puis validez.
- Cliquez sur Charger le tableau des présences pour afficher le suivi des retards et absences par réunion publiée, et sur Télécharger pour l’obtenir en fichier.
Résultat
Section intitulée « Résultat »L’annuaire est prêt : les entreprises affectables apparaissent dans les affectations des tâches, et les contacts cochés en diffusion recevront le compte rendu publié.