Fiches de conformité et non-conformités
Une fiche sert à vérifier un ouvrage point par point, à partir d’un modèle préparé pour votre opération. Chaque point de contrôle est déclaré conforme ou non conforme. Selon le type de fiche, un point non conforme reste dans la fiche, en attente d’une réponse de l’entreprise, ou devient une non-conformité (NC) suivie à part jusqu’à sa levée.
Comment ça fonctionne
Section intitulée « Comment ça fonctionne »Trois façons de contrôler
Section intitulée « Trois façons de contrôler »Chaque façon de contrôler correspond à un type de contexte de l’opération. Le vocabulaire de l’application s’y adapte : on parle de fiche, de contrôle ou de formulaire plutôt que d’observation.
| Type | À quoi il sert | Ce que devient un point non conforme |
|---|---|---|
| Fiche de contrôle | Une fiche par lot ou par entreprise, avec un échange entre la maîtrise d’œuvre et l’entreprise dans la fiche elle-même. | Il reste dans la fiche : l’entreprise répond, la maîtrise d’œuvre accepte ou refuse la réponse. |
| Fiche de conformité | Une fiche qui couvre plusieurs lots et entreprises : chaque point peut concerner une entreprise différente. | Une NC est créée dans le contexte des non-conformités lié à la fiche, affectée au lot et à l’entreprise du point. |
| Plan de contrôle | Des contrôles planifiés sur les plans, par campagne. Chaque contrôle donne lieu à un formulaire de contrôle. | Une NC est créée, comme pour une fiche de conformité. |
Le type de contexte et les modèles de fiches sont choisis par votre administrateur. Vous retrouvez vos fiches dans le contexte correspondant (par exemple « Fiches d’Autocontrôle »), et les NC dans un contexte à part.
Les points de contrôle
Section intitulée « Les points de contrôle »Une fiche est découpée en sections, qui regroupent les points de contrôle. Pour chaque point, vous choisissez un état :
| État | Signification |
|---|---|
| - | Pas encore évalué. |
| Conforme | Le point est vérifié et correct. |
| Non conforme | Le point présente un défaut : il génère une NC à l’enregistrement de la fiche. |
| Sans objet | Le point ne s’applique pas à cet ouvrage. |
Sur un point non conforme, vous précisez :
- un commentaire, qui décrit le défaut (il n’est saisissable que sur un point non conforme) ;
- des photos ;
- le lot et l’entreprise concernés, si ce ne sont pas ceux de la fiche ;
- l’Importance du défaut, quand le modèle propose ce choix. La liste reprend les importances de l’opération ;
- les autres colonnes prévues par le modèle (référence, quantité…), appelées champs extensibles de ligne.
Si le modèle l’autorise, vous pouvez aussi indiquer le lot et l’entreprise sur un point conforme, pour savoir qui a réalisé l’ouvrage contrôlé.
Les points de contrôle dynamiques
Section intitulée « Les points de contrôle dynamiques »Quand le modèle de fiche l’autorise, chaque section propose un bouton Ajouter un point de contrôle : vous ajoutez un point qui n’était pas prévu, sous le nom de votre choix. Ce point se renomme ou se supprime, sauf s’il a déjà généré une NC. Voir Remplir une fiche de conformité.
De la fiche aux non-conformités
Section intitulée « De la fiche aux non-conformités »Quand vous touchez Valider, l’application enregistre la fiche et crée une NC par point non conforme, dans le contexte des non-conformités lié. Chaque NC reprend du point de contrôle :
| Dans la NC | Vient de |
|---|---|
| Intitulé | Le libellé du point de contrôle. |
| Détails | Le commentaire saisi sur le point. |
| Lot, entreprise | Ceux du point, ou à défaut ceux de la fiche. |
| Importance | Celle du point, ou à défaut celle de la fiche. |
| Photos | Les photos du point. |
| Champs extensibles | Les colonnes du point qui ont un équivalent dans le formulaire de la NC. |
| Plan, emplacement | Ceux de la fiche. |
Une NC déjà créée n’est pas recréée : si vous revenez sur la fiche et modifiez le point, la NC existante est mise à jour. Un point qui a une NC affiche désormais le statut de la NC à la place de son état.
La NC suit ensuite le circuit de validation de son contexte, comme une réserve : l’entreprise la déclare levée, puis la maîtrise d’œuvre la valide. Voir Lever une non-conformité.
Le statut d’une fiche de conformité
Section intitulée « Le statut d’une fiche de conformité »Vous ne choisissez pas le statut d’une fiche de conformité : il est calculé à partir de ses NC, à chaque enregistrement de la fiche et à chaque changement de statut d’une de ses NC.
| Statut | Quand |
|---|---|
| Initialement conforme | La fiche n’a généré aucune NC. |
| Attente réponse | Au moins une de ses NC n’est pas encore levée. |
| Validée | Toutes ses NC sont levées : la fiche passe en Validée à la levée de la dernière. |
Une NC compte comme levée quand elle atteint un statut de levée au moins égal au niveau de l’auteur de la fiche dans le circuit des NC. Par exemple, si la fiche a été émise par la maîtrise d’œuvre, une NC Levée niveau 1 par l’entreprise ne suffit pas : il faut la validation de la maîtrise d’œuvre.
Une fiche Validée repasse en Attente réponse si une nouvelle NC apparaît, ou si une NC levée est rouverte.
Le statut d’une fiche de contrôle
Section intitulée « Le statut d’une fiche de contrôle »La fiche de contrôle n’a pas de NC séparée : l’échange a lieu dans la fiche. À la première validation, elle est conforme si aucune case de non-conformité n’est cochée et qu’aucun Délai de mise en conformité n’est saisi ; sinon elle passe en Attente réponse. Voir Remplir une fiche de contrôle.
Signature
Section intitulée « Signature »Le modèle de fiche peut comporter une ou plusieurs zones de signature. Vous signez au doigt ou au stylet dans la fenêtre Dessiner la signature. La signature est enregistrée comme une image dans la fiche et figure dans son rapport.
Formulaires « type papier » et formulaires paramétrables
Section intitulée « Formulaires « type papier » et formulaires paramétrables »Les modèles de fiches existent sous deux formes, qui se remplissent de la même façon :
- un formulaire « type papier » reproduit la mise en page de votre fiche papier, à l’écran comme dans le rapport PDF : en-tête, tableau des points de contrôle, zones de signature. Sur l’application, ses sections se replient, et chaque point se déplie pour être renseigné ;
- un formulaire paramétrable est une liste de champs, comme celui d’une observation, dont certains s’affichent ou se remplissent selon vos réponses.
Les fiches de contrôle, les fiches de conformité et les formulaires de contrôle utilisent des formulaires « type papier » ; les contrôles planifiés dans le plan de contrôle et les demandes de GPA, des formulaires paramétrables.
Hors connexion
Section intitulée « Hors connexion »Une fiche se remplit et se valide sans réseau : les NC sont créées sur l’appareil et partent au serveur avec la fiche, à la prochaine synchronisation. Voir Travailler hors connexion.
Sur le site web
Section intitulée « Sur le site web »Fiches, contrôles et NC se consultent aussi sur le site web, dans leurs sessions, comme les observations. Le rapport d’une fiche reprend sa mise en page, avec en annexe les photos de chaque point de contrôle.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Pourquoi je ne peux pas saisir de commentaire sur un point de contrôle ?
Section intitulée « Pourquoi je ne peux pas saisir de commentaire sur un point de contrôle ? »Le commentaire n’est actif que sur un point Non conforme. Si vous repassez un point en Conforme, son commentaire est effacé.
Pourquoi je ne peux pas choisir le lot ou l’entreprise d’un point conforme ?
Section intitulée « Pourquoi je ne peux pas choisir le lot ou l’entreprise d’un point conforme ? »Ce choix n’est proposé sur un point conforme que si le modèle de fiche l’autorise. Sur un point non conforme, il est toujours proposé.
J’ai validé ma fiche : où sont les non-conformités ?
Section intitulée « J’ai validé ma fiche : où sont les non-conformités ? »Dans le contexte des non-conformités lié à vos fiches. Elles sont créées dès que vous touchez Valider, même hors connexion. Les autres utilisateurs les verront après votre synchronisation.
Pourquoi ma fiche reste en « Attente réponse » alors que l’entreprise a levé toutes les NC ?
Section intitulée « Pourquoi ma fiche reste en « Attente réponse » alors que l’entreprise a levé toutes les NC ? »Une NC levée par l’entreprise doit encore être validée par l’émetteur de la fiche, ou par un niveau supérieur du circuit de validation. La fiche passe en Validée quand la dernière NC atteint ce niveau.
Je ne peux pas supprimer un point de contrôle que j’ai ajouté
Section intitulée « Je ne peux pas supprimer un point de contrôle que j’ai ajouté »Un point de contrôle ajouté à la main ne se supprime plus dès qu’une NC lui est liée : le message Suppression impossible : une non-conformité est liée à ce point de contrôle s’affiche. Levez ou traitez la NC à la place.
L’application refuse de créer une fiche
Section intitulée « L’application refuse de créer une fiche »Le message La création est impossible car aucun modèle de formulaire n’est déclaré signifie qu’aucun modèle de fiche n’est publié pour ce contexte : contactez votre responsable.
L’application refuse de créer un contrôle
Section intitulée « L’application refuse de créer un contrôle »Un contrôle ne se crée que dans une campagne ouverte : voir Réaliser un contrôle. Si le message indique que le contexte n’est pas lié à une session de formulaire, ou que la session de formulaire est introuvable, le paramétrage du plan de contrôle est incomplet : contactez votre administrateur.