La Fiche Question Réponse

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La Fiche Question Réponse (FQR) est le contexte qui centralise les questions posées pendant un projet et leurs réponses. Une question est rangée dans un thème, affectée aux entreprises qui doivent y répondre, puis close par une réponse chapeau : la réponse officielle, rédigée à partir des réponses des entreprises et visible de tous.

La FQR fonctionne comme le Compte Rendu : même annuaire, même arborescence de thèmes, mêmes affectations. Elle se travaille surtout depuis le site web, et se consulte aussi dans l’application, où l’élément suivi s’appelle question.

Comment ça fonctionne

Les trois rôles

Chaque contact de l’annuaire a une Fonction, qui détermine ce qu’il peut faire dans la FQR :

Rôle	Ce qu’il fait
Responsable	Gère l’annuaire et l’arborescence des thèmes, modifie toutes les questions, les diffuse, change leur statut, supprime celles qui sont en préparation, répond à toutes les affectations et rédige la réponse chapeau. Il peut aussi tout ce que peuvent le demandeur et le répondant.
Demandeur	Pose des questions et modifie les siennes. Il voit les questions en préparation et peut ajouter un commentaire, qui apparaît dans l’onglet Réponse chapeau. Il peut aussi tout ce que peut le répondant.
Répondant	Consulte l’annuaire et les questions diffusées, répond aux questions affectées à son entreprise, lit la réponse chapeau et génère des rapports. Il ne voit pas les échanges des autres entreprises.

Ces possibilités peuvent être ajustées par votre administrateur d’opération : par exemple, un demandeur ne modifie les questions des autres auteurs que s’il en a reçu le droit.

Le cycle de vie d’une question

Question posée ──diffusion──▶ Affectée ──réponse d'une──▶ En attente réponse chapeau ──réponse──▶ Répondu
                                          entreprise                                   chapeau

Statut	Signification
Question posée	Le statut de départ. Une question En préparation reste à ce statut tant qu’elle n’est pas diffusée.
Affectée	La question est diffusée : les entreprises affectées en sont averties et peuvent répondre.
En attente réponse chapeau	Une entreprise affectée a répondu : le responsable peut rédiger la réponse chapeau.
Répondu	La réponse chapeau est ajoutée. La question est close.

En préparation n’est pas un statut mais une étape facultative, avant la diffusion : la question est en cours de rédaction, visible seulement des responsables et des demandeurs, et son statut ne peut pas évoluer. Elle n’existe que si votre opération est paramétrée ainsi ; sinon, la question est diffusée dès sa création.

Le statut évolue tout seul au fil de ces étapes. Un responsable peut le forcer (Changer le statut), mais ce n’est pas nécessaire dans un fonctionnement normal.

Les notions de la FQR

Notion	Description
Annuaire	La liste des rôles, entreprises et contacts de la FQR. Une entreprise n’est proposée dans les affectations que si elle est déclarée affectable.
Arborescence	Les thèmes qui rangent les questions, sur trois niveaux au plus : Thème, Sous-thème, Sous-thème de niveau 2. Sa racine s’appelle Liste des questions.
Affectation	Une entreprise attendue sur la question. Chaque affectation a un état (Pour information, À faire, Fait) et un suivi privé, visible seulement des responsables et de l’entreprise concernée.
Réponse chapeau	La réponse officielle à la question, construite par le responsable à partir des réponses des entreprises. Elle est visible de tous dans l’onglet Réponse chapeau.
Activité	Une nouveauté sur une question qui vous concerne (question diffusée, affectation ajoutée, réponse d’une entreprise, réponse chapeau…). Les activités non lues sont signalées sur la page d’accueil et sur la ligne de la question.

Ce que vous voyez d’une question

Un clic sur une question ouvre son volet à droite, avec son numéro et son statut, et trois onglets :

Détails : la question, sa criticité, son auteur, sa date de création et ses fichiers attachés ;
Affectations : les entreprises affectées et, pour celles que vous pouvez voir, leur suivi ;
Réponse chapeau : les changements de statut et commentaires, du plus récent au plus ancien, et la réponse chapeau une fois déposée.

Questions fréquentes

Je ne vois pas une question que mon collègue vient de créer. Pourquoi ?

Elle est probablement En préparation : seuls les responsables et les demandeurs voient ces questions. Elle vous sera visible une fois diffusée.

Pourquoi ne puis-je plus modifier le texte d’une question ?

Une fois la question diffusée, sa description n’est plus modifiable. Pour préciser la question, ajoutez une réponse dans le suivi de l’affectation ou un commentaire.

Je ne vois pas les réponses des autres entreprises. Est-ce normal ?

Oui. Le suivi d’une affectation est privé : il n’est visible que des responsables et de l’entreprise concernée. La synthèse partagée par tous est la réponse chapeau.

Je ne trouve pas une entreprise dans la liste des affectations.

L’entreprise doit figurer dans l’annuaire de la FQR et être déclarée affectable. Demandez à un responsable de l’ajouter ou de modifier son affectabilité.

Peut-on supprimer une question ?

Seulement tant qu’elle est En préparation, et seulement par un responsable. Une question diffusée ne se supprime pas. Si votre opération n’utilise pas l’étape de préparation, aucune question ne peut être supprimée.

Une activité marquée comme lue peut-elle être récupérée ?

Non. Le détail de la question reste consultable dans l’onglet Réponse chapeau, mais l’activité ne réapparaît pas.

Peut-on modifier une réponse chapeau après l’avoir validée ?

Non, son texte n’est plus modifiable. Seules ses pièces jointes peuvent encore être ajustées.