Configurer les notifications d'une session

Une notification de session envoie par e-mail, à la fréquence choisie, les observations d’une session qui ont certains statuts. Les destinataires se choisissent par rôle ou par profil, et la liste est recalculée à chaque envoi : une personne qui rejoint l’opération avec ce rôle la reçoit automatiquement.

Prérequis

• Le profil Administrateur, ou le droit Gérer les sessions.
• Une session déjà enregistrée : voir Créer une session.

Étapes

Créer la notification

1. Sur le site web, ouvrez Administration > Opérations > Sessions, puis la session.
2. Dans la section Notifications, cliquez sur Créer une nouvelle notification et donnez-lui un nom.
3. Réglez la ligne de la notification :
   • Fréquence : Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Date fixe ;
   • Type : Rappel (toutes les observations qui ont les statuts sélectionnés) ou Delta (seulement les observations nouvelles ou modifiées depuis le dernier envoi) ;
   • Statut : les statuts des observations à inclure ;
   • Champs additionnels : les informations à ajouter pour chaque observation ;
   • Active : décochez pour suspendre l’envoi sans supprimer la notification.

Choisir les destinataires

1. Dans la colonne Destinataires, cliquez sur Modifier les destinataires.
2. Dans Envoyer à tous les membres de, choisissez les rôles ou les profils qui reçoivent la notification : Rôles de l’opération, Rôles de l’organisation, Rôles du workflow ou Profils. Pour chacun, choisissez l’envoi en Destinataire ou en Copie cachée.
3. Pour que chaque entreprise reçoive seulement les envois qui la concernent, choisissez Selon les observations de chaque envoi : les utilisateurs des entreprises qui figurent sur les observations envoyées sont ajoutés.
4. Dans Membres de la session, ajustez personne par personne :
   • Ajouter : ajoute une personne qui n’est couverte par aucun rôle ou profil choisi ;
   • Exclure : la personne ne reçoit plus cette notification, ni en destinataire ni en copie cachée, tandis que les autres membres de son rôle continuent de la recevoir ;
   • Réintégrer : annule une exclusion ;
   • Retirer : retire une personne ajoutée à l’unité.
5. Validez la fenêtre, puis cliquez sur Sauvegarde des notifications.

Le résumé de la colonne Destinataires indique le nombre de destinataires, de copies cachées, de règles, d’ajouts à l’unité et d’exclusions.

Note

Une personne qui figure à la fois en destinataire et en copie cachée ne reçoit l’e-mail qu’une fois. Un utilisateur dont l’option E-mails de notification est désactivée sur sa fiche ne reçoit pas les notifications.

Attention

Le nom d’une notification n’est plus modifiable après son premier envoi.

Résultat

La notification part à la fréquence choisie vers les destinataires calculés au moment de l’envoi. Si le contexte a une configuration par défaut qui prévoit des notifications, elles sont créées avec chaque nouvelle session. Dupliquer une session duplique aussi ses notifications.

Voir aussi

• Créer une session
• Profils et droits