Les types de rapports
Un rapport met en forme une sélection d’observations dans un document à diffuser : liste de réserves, plans repérés, planche photo, tableau de bord, fiches complètes. Les rapports se génèrent sur le site web d’ID ALL Site, depuis la liste des observations d’une session.
Comment ça fonctionne
Section intitulée « Comment ça fonctionne »Un rapport en quatre blocs
Section intitulée « Un rapport en quatre blocs »La fenêtre Choisissez votre rapport construit le rapport en quatre blocs, numérotés à gauche :
| Bloc | Rôle |
|---|---|
| 1. Page de garde | Une première page facultative : un modèle de l’opération, ou un fichier importé (PDF, image, Word). |
| 2. Corps du rapport | Une ou plusieurs parties, chacune d’un type de rapport (Listes, Plans, Synthèse…) et avec ses options. |
| 3. Pièces jointes | Des documents ajoutés à la fin du rapport. |
| 4. Format du fichier | PDF, Excel ou Word, et le découpage éventuel du rapport (Découper par). |
Plusieurs parties peuvent se suivre dans un même rapport PDF : par exemple des Statistiques en tête, puis des Plans (+ Listes), puis des Photos.
Quel rapport pour quel besoin
Section intitulée « Quel rapport pour quel besoin »| Besoin | Type de rapport | Formats |
|---|---|---|
| Diffuser une liste de réserves à lever, retravailler les données dans un tableur | Listes | PDF, Excel |
| Montrer où se trouvent les observations, plan par plan | Plans (+ Listes) | PDF, Excel |
| Transmettre une planche photo, une photo par observation | Photos | PDF, Excel |
| Donner une vue chiffrée de l’avancement (par statut, entreprise, lot…) | Statistiques | |
| Imprimer chaque observation dans la mise en forme de son formulaire | Formulaire | |
| Remettre un document complet : fiche, extrait de plan, photos, suivi et pièces jointes de chaque observation | Synthèse | PDF, Word (selon le paramétrage) |
| Ajouter une page de texte libre (introduction, conclusion, consignes) | Document libre | PDF, dans un rapport avec d’autres parties |
| Retracer l’historique des changements de statut et des commentaires | Chronologie | Excel |
Dans une session de Compte Rendu, la fenêtre propose aussi Listes des tâches, Annuaire et Aperçu du Compte Rendu : voir Publier un compte rendu.
Ce que permet chaque type
Section intitulée « Ce que permet chaque type »- Listes : un tableau des observations, avec les champs choisis, classées selon Classifier par. Options : Données brutes, Ajouter les couleurs de l’opération, orientation portrait ou paysage.
- Plans (+ Listes) : chaque plan avec les repères des observations. Options : Couleur des marqueurs, Changer la taille des marqueurs (Très petit, Petit, Standard, Grand), Joindre les listes d’observations sous chaque plan, Inclure les généralités, Afficher le plan complet même s’il y a des zones de travail, et mentionner les plans sélectionnés même sans observation.
- Photos : la photo de chaque observation, en paysage. Inclure les observations sans photo ajoute aussi celles qui n’en ont pas.
- Statistiques : un Diagramme circulaire et un Tableau détaillé suivant axe, regroupés selon Classifier par et Détailler par, avec une Page de résumé en option.
- Formulaire : chaque observation dans la mise en page de son formulaire, avec des Annexes en option : localisation du marqueur sur le plan, photos, plan avec toutes les observations sélectionnées, pièces jointes.
- Synthèse : une fiche par observation. Vous réglez la mise en page de l’aperçu du plan, des photos et des pièces jointes (Position, Dimension), la Visualisation du suivi (l’historique des commentaires), les Pièces jointes du suivi, et un Ajout d’un saut de page entre chaque observation.
- Document libre : un éditeur de texte mis en forme.
- Chronologie : un tableau Excel des changements de statut, entre deux dates (Depuis, Jusqu’au). Par défaut, de la création de l’opération à aujourd’hui. Options : Afficher les commentaires sans changement de statut, Afficher le contenu des commentaires.
Formats et combinaisons
Section intitulée « Formats et combinaisons »| Format | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Tous les types sauf Chronologie, plusieurs parties, page de garde et pièces jointes. | |
| Excel | Une seule partie (Listes, Plans, Photos ou Chronologie), sans page de garde ni pièce jointe. |
| Word | Une seule partie Synthèse, sans page de garde ni pièce jointe, si le paramétrage du contexte le permet. |
Découper par produit un fichier par valeur d’un champ (entreprise, lot, plan…) ou par observation. Au-delà d’un certain nombre d’observations pour un type donné, l’application prévient et découpe d’elle-même le rapport en plusieurs fichiers.
La page de garde
Section intitulée « La page de garde »La page de garde est la première page du rapport, en PDF uniquement. Deux sources :
- un modèle de l’opération : une fenêtre s’ouvre pour compléter ses champs avant de générer le rapport. Selon son paramétrage, le modèle peut afficher les chiffres clés des observations (total, par statut, restant à lever), le nom des sessions couvertes et des informations propres à l’opération (maître d’ouvrage, numéro de marché…). Ces chiffres sont calculés à la génération ;
- un fichier importé : PDF, image ou Word, de 1 Mo au plus. Une image est réduite pour tenir sur une page A4, sans déformation.
La page de garde est réservée aux utilisateurs qui en ont le droit sur le contexte. Pour les autres, l’option n’est pas proposée et les configurations enregistrées qui en contiennent une apparaissent grisées.
Les configurations enregistrées
Section intitulée « Les configurations enregistrées »Un rapport configuré peut être enregistré sous un nom, pour le regénérer en un clic sur une autre sélection. Une configuration est personnelle, ou partagée avec tous les utilisateurs du contexte de l’opération si vous en avez le droit. Voir Enregistrer et partager une configuration de rapport.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Puis-je générer un rapport depuis l’application ?
Section intitulée « Puis-je générer un rapport depuis l’application ? »Non : les rapports se génèrent sur le site web. Synchronisez d’abord l’opération pour que les observations saisies sur le terrain y figurent.
Pourquoi le format Excel ou Word n’est-il pas proposé ?
Section intitulée « Pourquoi le format Excel ou Word n’est-il pas proposé ? »Excel et Word n’acceptent qu’une seule partie, sans page de garde ni pièce jointe. Excel n’est proposé que pour Listes, Plans, Photos et Chronologie ; Word seulement pour une Synthèse, et si le paramétrage du contexte le permet. Retirez les parties en trop, la page de garde et les pièces jointes.
Pourquoi le type Chronologie est-il grisé ?
Section intitulée « Pourquoi le type Chronologie est-il grisé ? »La Chronologie se génère seule, en Excel : elle n’est proposée que si le rapport ne comporte qu’une partie.
Les repères se chevauchent sur le plan du rapport : que faire ?
Section intitulée « Les repères se chevauchent sur le plan du rapport : que faire ? »Dans la partie Plans (+ Listes), cochez Changer la taille des marqueurs, choisissez Petit ou Très petit, puis générez à nouveau. En Très petit, certains repères peuvent ne plus afficher leur numéro : remontez d’une taille si besoin.
Les PDF joints aux commentaires n’apparaissent pas dans la synthèse
Section intitulée « Les PDF joints aux commentaires n’apparaissent pas dans la synthèse »Dans la partie Synthèse, cochez Visualisation du suivi puis choisissez l’affichage des Pièces jointes du suivi : l’option est sans effet sans le suivi. Les photos des commentaires restent affichées dans la ligne de suivi ; les autres documents (PDF, justificatifs) sont repris en pleine largeur, avec le statut, la date et l’auteur du commentaire. Un PDF de plusieurs pages est rendu en une seule image.
Une configuration enregistrée est grisée
Section intitulée « Une configuration enregistrée est grisée »Elle contient une page de garde, réservée aux utilisateurs qui en ont le droit sur le contexte. Demandez ce droit à votre administrateur, ou utilisez une configuration sans page de garde.
Le champ Photo n’est pas proposé dans la liste des champs
Section intitulée « Le champ Photo n’est pas proposé dans la liste des champs »Au-delà d’un certain nombre d’observations sélectionnées, le champ photo est retiré des parties Listes et Plans : réduisez la sélection, ou ajoutez une partie Photos.
Mon rapport arrive en plusieurs fichiers
Section intitulée « Mon rapport arrive en plusieurs fichiers »Soit Découper par est renseigné, soit la sélection dépasse le seuil prévu pour l’un des types : le rapport est alors découpé en fichiers de taille égale. Réduisez la sélection pour obtenir un fichier unique.