Préparer l'annuaire et les thèmes de la FQR

Avant de poser une question, la FQR a besoin de deux choses : un annuaire, pour savoir à quelles entreprises affecter les questions, et une arborescence de thèmes, pour les ranger. Les deux se préparent sur le site web et s’enrichissent tout au long du projet.

Prérequis

• Le rôle Responsable sur la session de FQR.
• La session ouverte sur le site web : depuis la page d’accueil de l’opération, cliquez sur le contexte Fiche Question Réponse, puis sur une ligne du tableau de la session.

Étapes

1. Construire l’annuaire

L’annuaire est rangé par Rôle, puis par entreprise, puis par contact. Double-cliquez sur Annuaire, en haut de l’arborescence, pour l’ouvrir. Les actions de chaque ligne sont dans la colonne de droite, ou au clic droit sur la ligne.

1. Cliquez sur Nouveau rôle et saisissez son nom (par exemple « Maîtrise d’œuvre »).
2. Sur le rôle, choisissez Nouvelle entreprise. Saisissez son nom : une entreprise qui existe déjà est proposée en saisie automatique. Cochez Permettre l’affectation si elle doit pouvoir recevoir des questions.
3. Sur l’entreprise, choisissez Nouveau contact et renseignez E-mail, Nom, Prénom, et si besoin Numéro de téléphone et Fonction (Responsable, Demandeur ou Répondant). Un compte déjà connu est proposé dès la saisie de l’e-mail, et ses informations sont reprises.
4. Laissez cochée Envoyer le mail d’invitation pour que le contact reçoive ses accès : à l’ouverture de l’opération, ou tout de suite si elle est déjà ouverte.

Chaque élément se modifie ensuite (Éditer le rôle, Éditer l’entreprise, Éditer le contact) ou se retire (Retirer le rôle, Retirer l’entreprise, Retirer le contact).

Attention

• L’e-mail d’un contact ne se modifie pas : il identifie son compte. Pour changer d’adresse, créez un nouveau contact.
• Un rôle ne se retire qu’une fois vide d’entreprises.
• Une entreprise affectée à des questions ne peut être ni retirée, ni déclarée non affectable.

Pour aller plus vite :

• Importer un annuaire : chargez un fichier CSV, XLS ou XLSX. Télécharger un exemple donne le format attendu ; chaque entreprise y précise son rôle, et chaque contact son rôle et son entreprise.
• Exporter l’annuaire : récupère l’annuaire en CSV (à ouvrir dans un tableur en précisant l’encodage UTF-8).
• Modifier l’affectabilité des entreprises : rend plusieurs entreprises affectables, ou non, en une fois.
• Réordonner l’annuaire : cochez la case, puis glissez-déposez les lignes. L’ordre est enregistré aussitôt.

2. Construire l’arborescence des thèmes

Les questions sont rangées sous la racine Liste des questions, sur trois niveaux au plus. Les actions se trouvent au clic droit.

1. Clic droit sur Liste des questions > Créer un thème, puis saisissez son nom.
2. Clic droit sur un thème > Créer un sous-thème ; clic droit sur un sous-thème > Créer un sous-thème de niveau 2.
3. Pour corriger : clic droit > Renommer ou Supprimer.

Un thème ne se supprime que s’il ne contient ni sous-thème ni question.

Pour aller plus vite :

• Importer une arborescence : chargez un fichier CSV, XLS ou XLSX au format de Télécharger un exemple ; chaque sous-thème y précise son thème, et chaque sous-thème de niveau 2 son sous-thème et son thème.
• Exporter l’arborescence : récupère l’arborescence en CSV.
• Ordonner l’arborescence : réordonnez les éléments par glisser-déposer, puis validez. Un élément garde son niveau : un sous-thème ne devient pas un thème.

Résultat

L’annuaire liste les entreprises affectables et leurs contacts, qui ont reçu leur invitation. L’arborescence est prête : chaque thème propose Nouvelle question et Création rapide.

Voir aussi

• La Fiche Question Réponse
• Poser une question