Configurer un workflow dynamique

Le workflow dynamique se configure sur le site web, depuis la configuration de la session : l’application ID ALL Site n’a pas d’éditeur de workflow. Le résultat s’applique ensuite partout, y compris dans l’application après synchronisation. Pour les notions de statut, rôle et transition, voir Workflows dynamiques.

Prérequis

• Le droit Gérer les workflows dynamiques. Il n’est pas accordé par défaut : à demander au support ID Capture. Sans ce droit, la configuration reste visible en lecture seule, avec la mention Vous n’avez pas les droits pour modifier la configuration du workflow dynamique.
• Une session dont le workflow est de type Workflow dynamique. Pour une session existante qui utilise encore un circuit classique, la conversion est réalisée par ID Capture, à demander au support.

Étapes

1. Sur le site web, ouvrez la configuration de la session.

2. Dans la section Configuration du workflow, en face de l’option Configuration initiale du workflow, cliquez sur Définir la configuration. La fenêtre Configuration du workflow dynamique s’ouvre, en mode Éditeur.

3. Dans Rôles, cliquez sur Ajouter un rôle pour chaque rôle et renseignez :

   • Nom : un nom technique unique, sans espace ni accent, par exemple RELECTEUR ;
   • Libellé : le texte affiché aux utilisateurs, par exemple Relecteur.

   Le rôle Sans rôle existe toujours, inutile de le créer.

4. Dans Statuts, cliquez sur Ajouter un statut pour chaque étape et renseignez Nom, Libellé et Couleur. Sélectionnez Initial sur le statut de départ (un seul) et cochez Levé final sur le ou les statuts de fin. Les boutons Monter et Descendre fixent l’ordre d’affichage des statuts dans l’application, les statistiques et les exports.

5. Dans Transitions, cliquez sur Ajouter une transition pour chaque passage autorisé : choisissez le statut Depuis, le statut Vers, puis cochez les Rôles qui peuvent l’effectuer. Pour permettre un retour en arrière, ajoutez la transition en sens inverse.

6. Vérifiez les transitions avec Grouper par : à droite du titre de la section :

   • Départ regroupe tout ce qu’on peut faire depuis chaque statut (par exemple Depuis « En cours » — 2 transitions) ;
   • Arrivée regroupe tout ce qui mène à chaque statut.

   Un groupe aucune transition entrante ou aucune transition sortante signale un statut inatteignable ou sans issue. C’est normal pour le statut initial et pour un statut levé final ; pour les autres, une transition manque sans doute. Ce réglage ne change que l’affichage.

7. Facultatif : dans Rôle par défaut par profil, choisissez le rôle donné d’office aux utilisateurs de chaque profil, ou laissez Aucun (lecture seule).

8. Facultatif : cliquez sur Aperçu du diagramme pour afficher le workflow à côté de l’éditeur ; il se met à jour au fil de la saisie.

9. Cliquez sur Valider. Les erreurs sont signalées dans la fenêtre (par exemple Un statut initial doit être sélectionné. ou Plusieurs transitions ont la même source et la même cible ; fusionnez-les :) : corrigez-les puis validez à nouveau.

10. Enregistrez la session : tant qu’elle n’est pas enregistrée, la nouvelle configuration n’est pas appliquée.

Attention

Sur une session qui contient déjà des observations, ne supprimez pas un statut utilisé et ne changez pas son Nom : les observations concernées n’auraient plus de statut valide. Pour qu’un statut ne soit plus atteint, retirez plutôt les transitions qui y mènent. Changer le Libellé, la Couleur ou l’ordre est sans risque.

Note

Session des non-conformités (fiches de conformité, fiches de contrôle) : les statuts qui lèvent un point doivent s’appeler FIXED_0, FIXED_1…, ceux qui le refusent REFUSED_0, REFUSED_1…, avec un rôle ACTOR_0, ACTOR_1… par niveau. Sinon l’enregistrement est refusé. Voir La session des non-conformités.

Reprendre le workflow d’une autre session

1. Sur la session source, dans l’en-tête de Configuration du workflow, cliquez sur Copier la configuration : elle est copiée dans le presse-papiers.
2. Sur la session cible, ouvrez Définir la configuration, passez en mode JSON, remplacez le contenu par celui copié, puis revenez en mode Éditeur pour vérifier.
3. Valider, puis enregistrez la session.

Résultat

Le bouton Voir le diagramme de la section Configuration du workflow montre le workflow appliqué : statuts, couleurs et transitions par rôle. Les utilisateurs voient les nouveaux statuts sur le web aussitôt, et dans l’application après leur prochaine synchronisation.